การสื่อสารที่ดีเป็นพื้นฐานความสำเร็จขององค์กร แต่ concept ของการสื่อสารที่ดีสำหรับบางองค์กรยังดูล่องลอย ไม่รู้ว่าต้องสื่อสารกันแบบไหนถึงจะดี จนเกิดปัญหามากมายไม่ว่าจะเป็นความขัดแย้งทางความคิด ไปจนถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ลดน้อยลง พนักงานเกินครึ่งระบุว่าการสื่อสารที่ไร้ประสิทธิภาพ ทำให้เขาทำงานได้ไม่สำเร็จเท่าที่ควร "การสื่อสารที่ดี" มีหัวใจหลักคือ การสร้างสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น และสร้างความเชื่อใจกันในทีม ไม่ใช่แค่บอกเล่าข้อมูลแล้วจบไป
"ความสัมพันธ์" มีบทบาทอย่างไรต่อการสื่อสาร
การรับส่งข้อมูลและประสิทธิภาพการสื่อสารเชื่อมโยงกับระดับความสัมพันธ์ของคนในทีม เมื่อในทีมเชื่อใจกันมาก นั่นแปลว่าสามารถสื่อสารระหว่างกันได้ดี แต่ถ้าทีมไม่แข็งแรง ก็อาจเกิดปัญหาในกระบวนการรับส่งสารดังกล่าว มีงานวิจัยหนึ่งสะท้อนปัญหานี้อย่างชัดเจน โดย 45% ของพนักงานระบุว่าการสื่อสารที่ไร้ประสิทธิภาพนั้นส่งผลกระทบถึงความเชื่อใจกัน2 หากจะเพิ่มคุณภาพการสื่อสาร เราจะต้องเริ่มจากส่งเสริมให้คนในทีมมีความสัมพันธ์ที่ดี แข็งแรง และยืดหยุ่น พร้อมรับมือกับทุกปัญหา
ยิ่งเราเชื่อใจ ยิ่งคุยกันง่ายกว่าเดิม
กิจกรรมสานสัมพันธ์ในทีม อย่างการจัดปาร์ตี้และประชุมนอกสถานที่นั้นอาจดูสนุก แต่ไม่ใช่วิธีกระชับสัมพันธ์ที่ตรงจุด เป้าหมายคือ ทำให้พนักงานได้สร้างบทสนทนาที่มีความหมายระหว่างกัน นำไปสู่ความสัมพันธ์ที่แข็งแรงขึ้น คนในทีมจะต้องพัฒนาทักษะมนุษยสัมพันธ์อย่าง การเห็นอกเห็นใจผู้อื่น การตระหนักรู้ในตนเอง รวมถึงทักษะการคิดวิเคราะห์ ทักษะเหล่านี้จะช่วยเพิ่มคุณภาพการสื่อสาร จากแค่พูดคุยเรื่องจิปาถะให้กลายเป็นการสื่อสารที่ทรงพลัง มีความหมาย สามารถสร้างความเข้าใจและเชื่อใจกันในทีมได้ บริษัทที่มีวิธีพัฒนาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มีโอกาสสูงกว่า 3.5 เท่าที่จะทำผลงานได้ดีกว่าบริษัทคู่แข่ง3.
บ่มเพาะทักษะมนุษยสัมพันธ์ เพื่อสร้างบทสนทนาทรงพลัง
ความเห็นอกเห็นใจ (empathy) และการตระหนักรู้ในตนเอง (self-awareness) ไม่ใช่แค่คำที่ใช้เพื่อความเท่ แต่เรียกได้ว่าเป็นแก่นหลักของการสื่อสารอย่างจริงใจ รายงานหนึ่งระบุว่า ผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากถึง 96% ต้องการให้มีการสื่อสารในที่ทำงานอย่างมีความเห็นอกเห็นใจมากขึ้น3 สมาชิกในทีมที่มีทักษะเหล่านี้จะมีความสามารถในการฟัง การทำความเข้าใจ และการตอบสนองที่ดีกว่า ทำให้ทุกการสนทนากลายเป็นโอกาสในการเสริมสร้างความสัมพันธ์ แต่ความท้าทายสำหรับองค์กรคือ การส่งเสริมให้เกิดการสนทนาเหล่านี้เป็นประจำ และเกิดในช่วงเวลาที่เหมาะสม
เคล็ดลับสำหรับหัวหน้างาน
1. ใช้เครื่องมือส่งเสริมการสื่อสาร
- ปรับใช้เครื่องมืออย่าง Happily.ai เพื่อส่งเสริมการให้ฟีดแบ็กแบบ real-time ในรูปแบบการสนทนาโต้ตอบ แทนการใช้ traditional survey methods
- ใช้เครื่องมือเหล่านี้ในการประชุมทีมเพื่อจัดการกับทั้งความกังวล ไอเดีย และข้อเสนอแนะได้ทันที
2. ผสานค่านิยมหลัก (Core Values) ในทุกการสื่อสาร
- พูดถึงค่านิยมหลักขององค์กรในทุกสารที่ต้องการส่งออกไป ไม่ว่าจะเป็นอีเมล การประชุม หรือแม้แต่บทสนทนาเล็กๆ น้อยๆ ทั่วไป
- ค่านิยมหลักที่ผสานเข้าไปนั้นต้องโดดเด่น เห็นได้ชัด และทำให้ผู้รับสารเห็นว่าสามารถนำค่านิยมเหล่านี้ไปปรับใช้กับการทำงานในแต่ละวันของตนเองได้จริง
3. เป็น Role Model ของการปรับใช้ค่านิยมเหล่านี้
- พยายามปรับใช้ค่านิยมองค์กรในทุกๆ ปฏิสัมพันธ์กับคนในองค์กร ทุกการตัดสินใจ รวมถึงในการให้ feedback กับพนักงานทุกครั้ง ให้คนอื่นเห็นเป็นแบบอย่าง
- แชร์เรื่องราวเกี่ยวกับวิธีที่คุณและคนอื่นๆ ได้ประยุกต์ใช้ค่านิยมเหล่านี้ในชีวิตจริง สร้างเรื่องราวที่ช่วยกระตุ้นความสำคัญของค่านิยมเหล่านี้ในที่ทำงานของคุณ
4. เปลี่ยนวิธี Feedback ให้เป็นการพูดคุย (Conversational Feedback)
- เปลี่ยนการใช้แบบสำรวจแบบเดิมๆ ให้เป็น real-time feedback ที่ทุกคนในทีมสามารถแสดงความคิด หรือเปิดเผยความกังวลในรูปแบบการสนทนาที่ผ่อนคลายขึ้น
- ใช้เครื่องมือเสริมสร้างการสื่อสารเพื่อให้การสนทนาลื่นไหล รวมถึงองค์กรจะต้องมีวิธีการบันทึก รับรู้ และดำเนินการกับฟีดแบ็กเหล่านี้ทันที
เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้หัวหน้างานพัฒนาการสื่อสาร แสดงให้เห็น core values และผลักดันวัฒนธรรมการให้ feedback แบบใหม่ ซึ่งเปิดกว้างสำหรับทุกคน ทั้งในทีม และระดับองค์กรได้ในทันที
Happily.ai ช่วยคุณได้
นี่คือโจทย์ที่ Happily.ai ต้องการเข้ามาแก้ไข เพราะเราไม่ใช่แค่เว็บไซต์สำหรับให้ feedback แต่เราเป็น platform ที่ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนให้ทุกการสื่อสารของคุณมีความหมาย Happily.ai ช่วยเริ่มต้นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่บทสนทนาจิปาถะธรรมดา แต่เต็มไปด้วยสาระและคุณค่าสำหรับองค์กร
ช่วยให้คุณผสานค่านิยมหลักขององค์กรเข้ากับงานในทุกๆ วัน
ในโลกที่มีการสรรหาและการประเมินผลการทำงานตลอดเวลา "ค่านิยมหลัก" เป็นปัจจัยที่จำเป็นต้องรวมเข้าไปในกระบวนการเหล่านี้ ตัวช่วยอย่าง MyCulture.ai สามารถช่วยให้คุณ ประเมินความเข้ากันทางวัฒนธรรมองค์กรและผู้สมัครได้ นอกจากนี้ การนำค่านิยมหลักไปเป็นปัจจัยหนึ่งในการประเมินผลงานของพนักงาน ทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาไม่ใช่แค่ท่องจำค่านิยมได้ แต่สามารถนำไปปรับใช้ในชีวิตจริงได้ด้วย ด้วยเหตุนี้ค่านิยมองค์กรจึงไม่ใช่แค่ปัจจัยเสริม แต่ถือว่าเป็นสาระสำคัญของการทำงานและปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันในแต่ละวัน
ช่วยปรับปรุงการสื่อสารในองค์กรแบบได้ผลจริง
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นภายในทีมจะช่วยสนับสนุนซึ่งกันและกัน หากต้องการมุ่งพัฒนาทักษะมนุษยสัมพันธ์ และเสริมสร้างสิ่งแวดล้อมเพื่อการสื่อสารที่มีความหมายในองค์กร หัวหน้างานย่อมเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความเปลี่ยนแปลงนี้ Happily.ai จะสนับสนุนกระบวนการเปลี่ยนแปลง แน่นอนว่าการสนทนาที่สร้างความเชื่อถือและเสริมสร้างการสื่อสารไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ แต่ได้รับการส่งเสริมและสนับสนุนอย่างมีระบบ
สรุปใจความสำคัญ
การปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานไม่ใช่การเพิ่มอีเมลหรือประชุมในแต่ละวันให้มากขึ้น แต่เป็นเรื่องของความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น ด้วยการมุ่งเน้นที่การสร้างความเชื่อถือ เสริมทักษะมนุษยสัมพันธ์ และการส่งเสริมการสนทนาที่มีความหมาย ผู้นำสามารถเปลี่ยนแปลงภูมิปัญญาการสื่อสารขององค์กรของพวกเขา ทุกการสนทนาและการแลกเปลี่ยนเป็นขั้นตอนที่นำไปสู่ที่ทำงานที่ข้อมูลไหลเวียนได้เสรี ตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสมาชิกในทีมรู้สึกเชื่อมโยงกันอย่างแท้จริง
