แนะนำเครื่องมือ Team Communication ที่น่าใช้ ในยุคแห่งการทำงานที่ไหนก็ได้

ในช่วงที่ผ่านมา ตลอดปีแห่งการระบาดของโรคระบาดอย่าง Covid-19 นำมาสู่การป้องกันภัยของการระบาดในแทบจะทุกธุรกิจ ตลอดจนองค์กรรัฐ เท่าที่จะสามารทำได้ ด้วยการออกนโยบายด่วน อย่าง การ Work From Home หรือ #WFH ซึ่งในช่วงเวลานั้นสามารถพูดได้เต็มปากว่า หลายที่นั้นไม่ค่อยมีความพร้อมในการจัดการเท่าที่ควร อันเนื่องมาจาก ความชะล่าในการจัดการด้านการเปลี่ยนสถานที่ทำงานให้เป็น Digital หรือที่เรียกว่า การทำ Digital Transformation ซึ่งเป็นศัพท์ที่เป็นที่นิยมในปัจจุบัน ที่ๆทุกอย่างกลายเป็นระบบ Digital ไม่เว้นแม้แต่การสั่งอาหาร หรือ รับชมภาพยนตร์ใหม่ๆจากที่บ้าน

ในช่วงเวลานั้น มักจะมีเสียงร้องเรียนของพนักงานตามที่ต่างๆ บนสื่อออนไลน์เสมอ ว่า การทำงานนั้นยากลำบากเพราะไม่มีความพร้อม การสั่งงานหลายอย่างก็ยังทำงานผ่านทาง Application ที่ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อการสื่อสารในทีมแบบมืออาชีพโดยเฉพาะ ทำให้การทำงานนั้นไม่สะดวก  ล่าช้า หรือแม้แต่ไฟล์ที่ต้องใช้ทำงานหาย

รวมไปถึงสารพัดปัญหาอื่นๆ เช่น การสื่อสารทางไกลไม่สามารถสื่อถึงสิ่งที่อยากจะสื่อได้จริงๆ หรือไม่ได้ความรู้สึกว่าได้ทำงานเป็นทีมเมื่อทำงานผ่านช่องทางสื่อสารที่มี ทำให้รู้สึกโดดเดี่ยว เกิดความเครียด เป็นต้น

เวลาก็ได้ผ่านมาถึงเกือบ 2 ปีแล้ว และการ Work From Home ก็ยังคงมีทีท่าว่า จะยังคงอยู่ต่อไป เพราะพนักงานหลายภาคส่วนเริ่มเคยชินเสียแล้ว แต่ในขณะเดียวกัน หลายคนก็เริ่มกลับอยากกลับไปทำงานที่ออฟฟิสกัน นั่นก็ได้นำมาสู่ การ compromise การประณีประนอม จนได้ออกมาเป็นระบบการทำงานแบบ Hybrid Workplace ซึ่งเป็นรูปแบบการทำงานอย่างผสมผสาน โดยจะมีทั้ง Remote Team ที่ทำงานจากที่บ้าน หรือนอกสถานที่ และ On-site team ที่ทำงานอยู่ในออฟฟิส ดังนั้น การสรรหาเครื่องมือในการสื่อสารอย่างรอบด้านนั้น จึงยังคงเป็นอะไรที่ยังคงสำคัญอยู่ ดังนั้น ในสัปดาห์นี้ เราจึงขอมาแนะนำเครื่องมือด้านการสื่อสารที่คุณสามารถนำเอามาใช้ได้ในการสื่อสารแบบครบถ้วนทุกแง่มุม

Google Workspace

ถ้าจะพูดถึงยักษ์ใหญ่ในวงการไอที ที่แทบจะทุก Application นั้นแทบจะอยู่ในทุกส่วนของชีวิตประจำวัน ไม่เว้นแม้แต่ว่าคุณจะใช้อุปกรณ์มือถือยี่ห้ออะไร นั้นคงต้องเป็น Google และก็เป็นเจ้านี้เองที่ได้ทำ Application ออกมาซัพพอร์ตการทำงานระยะไกลมากมาย ไม่ว่าจะเป็นตัวหลักเลยนั้นคือ

Google Meets - ที่จะช่วยทำให้การประชุมทั้งแบบเดี๋ยวและแบบทีมทำงานได้โดยง่าย ผ่านทางทั้งเสียงและกล้อง

Google Office - ที่ทำให้การทำงานเอกสารร่วมกับทีมนั้น สามารถทำร่วมกันได้ทันทีแบบ real-time ไม่ต้องส่งไฟล์หากันให้เสียเวลาอีกต่อไป

Google Drive - ช่วยในการรับส่งไฟล์ทั้งขนาดเล็ก ขนาดใหญ่ทำได้โดยสะดวก

Google Calendar - ทำให้ทุกการนัดหมายไม่คลาดกันได้อีกต่อไป เพราะการทำตารางนัดหมายจะทำได้โดยสะดวก พร้อมทั้งการตั้ง reminder ในรูปแบบต่างๆที่ คุณจะไม่ลืมนัดแน่นอน

Microsoft 365

อีกหนึ่งคู่แข่งสำคัญของ Google ที่เรียกว่า อยู่กับชีวิตของคนใช้คอมมายาวนานถึงหลายสิบปี นั่นคือ Microsoft ผู้ผลิตระบบปฏิบัติการระดับอมตะอย่าง Windows และ Dos

แน่นอนว่าย่อมไม่พลาดการเข้ามามีส่วนร่วมในการสร้างอุปกรณ์การทำงานรูปแบบใหม่ เพื่อรองรับการทำงานแบบทำที่ไหนก็ได้ โดยการสร้างเครื่องมือชุดนี้ขึ้นมานั้น ก็ได้ถูกจัดให้เป็นการอัพเกรดขึ้นมาจาก Microsoft Office ที่ทุกคนคุ้นเคยกันดี ให้ มีฟีเจอร์ในการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมทีม ที่ถึงแม้อาจจะดูสะดวกน้อยกว่า Google Office แต่ด้วยฟีเจอร์ที่ได้ถูกพัฒนามาอย่างยาวนาน ทำให้การจัดเอกสารนั้น สามารถทำได้อย่างหลากหลาย แถมยังทำงานร่วมกันเป็นทีมได้อีก สะดวกไปเลยกับการทำงานออนไลน์

และของใหม่อย่าง Microsoft Teams ที่ช่วยให้การพบปะพูดคุยทำกันได้โดยง่าย ทั้งทางวิดีโอคอล และการพูดคุยแบบ VOIP (ระบบเสียงผ่านอินเตอร์เน็ต) จะคุยกันตัวต่อตัว หรือประชุมแบบกลุ่มก็ล้วนทำได้ทั้งนั้น

Slack

สำหรับการสื่อสารแบบเป็นทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงยุคก่อนโควิดที่ผ่านมา หลายบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริษัทสไตล์สตาร์ทอัพ ก็พยายามที่จะนำเอา Application เข้ามาจัดการการสือสารเพื่อแทนที่การใช้ Chat ที่ไม่ค่อยมืออาชีพ ซึ่งเหมาะกับการใช้คุยเล่นแต่ไม่เหมาะกับการทำงาน โดย Slack นี้นั้นก็มีฟีเจอร์ทั้งการพูดคุย วิดีโอคอล การแชท การส่งไฟล์ รวมไปถึง ปลั๊กอินสำหรับ Integrated กับแอพอื่นๆที่สนับสนุนอย่างมากมาย

Happily.ai

สำหรับ Happily.ai นั้นหลายคนอาจสงสัยว่า เกี่ยวข้องกับการสื่อสารในทีมด้วยหรือ แต่ถ้าคุณได้มองฟีเจอร์ต่างๆคุณจะเห็นได้ว่า สิ่งที่แอพอื่นๆซึ่งแม้จะมีฟีเจอร์ด้านการสื่อสารที่ครบถ้วนนั้น แต่ก็ยังมีสิ่งที่ขาดหายไปนั้นคือ การสื่อสารแบบ “ใจถึงใจ” โดยสิ่งที่เราแนะนำมาข้างต้นนั้น ถึงแม้จะดีในแง่ในการทำงาน แต่ก็ไม่ได้มีฟีเจอร์ในการสร้างความรู้สึกว่า ได้ทำงานในที่เดียวกัน สร้างขวัญกำลังใจ มีกิจกรรม มีการชื่นชม มีการวิพากย์ให้นำไปสู่การพัฒนา

โดย Happily.ai นั้นมีฟีเจอร์ต่างๆที่ช่วยคุณส่งเสริมบรรยากาศการทำงานที่ดีได้ ทำให้การสื่อสารในทีมนั้นถูกเติมเต็มได้อย่างครบถ้วน ทำให่พนักงานของคุณนั้น ไม่รู้สึก Dead inside อีกต่อไป เช่น

Recognition Coins - ให้เพื่อนร่วมงานส่งเหรียญให้กัน เวลาสมาชิกในทีมทำงานได้ดี ทำให้เกิดความรู้สึกภาคภูมิใจ และอยากจะทำงานต่อไปให้ดียิ่งๆขึ้น

Gift Shop - ถ้าการให้เหรียญนั้นยังไม่พอ ผู้ใช้ก็สามารถใช้เหรียญที่ตนเองมี แลกของขวัญส่งให้เพื่อนได้ เป็นการ Made-it-easy ผ่านแอพ โดยพนักงานสามารถส่งของขวัญ พร้อมลง note ว่าในวาระอะไร ดังนั้น ส่งของขวัญวันเกิด วันแต่งงาน วันคลอดลูก วันเลื่อนตำแหน่ง สามารถทำได้ด้วยการกดปุ่มแบบชิลๆ

Daily Feedback - ทำให้ผู้จัดการสามารถสื่อสารกับคุณ เพื่อวิพากย์การทำงาน โดยมีคำถามในเชิงบวกที่ช่วยให้ความรู้สึกไม่ดีในการถูกวิพากย์ลดลง รวมถึงทำให้พนักงานนั้นสามารถส่งเสียงที่ต้องการจะพูดถึงผู้จัดการผ่านตัวกลางได้ด้วย

Happily Town Hall - หรือกระดานกระทู้ประจำแอพ ที่ช่วยให้พนักงานไม่ว่าจะทำงานในแผนกเดียวกัน หรือต่างแผนก สามารถเข้ามาตั้งกระทู้พูดคุยกันได้อย่างสะดวก เป็นการสร้าง community ในภาพที่กว้างขึ้นไป หรือจะใช้ Tag เฉพาะในทีม คุยกันเฉพาะทีมก็ได้

Battle Mode และ Running Track -  ในเมื่อเอาท์ติ้งไม่ได้ ก็จัดการแข่งขันออนไลน์เสียเลย ฟีเจอร์นี้จะช่วยสร้างความสนุกสนานให้กับทีมได้อย่างมาก ทั้งการวิ่งแข่งกันจากระยะไกล และการเข้าร่วมกิจกรรมประกวดต่างๆใน Battle Stadium

โดยคุณสามารถลงทะเบียนจากแบบฟอร์มด้านล่าง เพื่อเข้าร่วมในการทดลอง Live Demo ฟรี ภายใต้การดูแลจากทีมงานของเรา: