5 คำถามสำคัญก่อนตัดสินใจเปลี่ยนรูปแบบทำงานเป็น Hybrid

ในบทความก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึงประโยชน์ของการทำงานแบบ Hybrid ที่มีต่อองค์กรและพนักงาน และเพื่อที่จะทำให้มั่นใจว่าองค์กรและพนักงานจะได้รับประโยชน์จากการทำงานแบบ Hybrid หน้าที่สำคัญของผู้นำองค์กรก็คือการเริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานขององค์กรให้เหมาะสมกับความต้องการของพนักงาน แต่ผู้นำองค์กรหลาย ๆ คนอาจมีคำถามที่คล้าย ๆ กันเกี่ยวความไม่แน่นอนของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นนี้

คำตอบของ 5 คำถามสำคัญเกี่ยวกับการทำงานแบบ Hybrid

จากบทความของ Ben Wigert ใน Gallup Workplace ได้นำเสนอข้อมูลเชิงลึกล่าสุดของ Gallup ที่ได้ทำการศึกษาประสบการณ์ ความต้องการ และแผนในอนาคตการทำงานของพนักงานกว่า 140,000 คนในประเทศสหรัฐอเมริกาตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่

และได้แนะนำให้ผู้นำองค์กรสำรวจคำถามสำคัญ 5 ข้อต่อไปนี้เพื่อช่วยในการตัดสินใจก่อนจะเปลี่ยนระบบการทำงานไปเป็นการทำงานแบบ Hybrid:

ตอนนี้พนักงานทำงานอยู่ที่ไหน และในอนาคตพวกเขาจะทำงานจากที่ไหน?
จะเกิดอะไรขึ้นหากองค์กรไม่สามารถสนับสนุนการทำงานแบบ Hybrid หรือ WFH ได้?
เพราะเหตุใดพนักงานจำนวนมากจึงต้องการทำงานแบบ Hybrid?
สัปดาห์การทำงานในอนาคตจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร?
เราจะทำให้การทำงานแบบ Hybrid มีประสิทธิภาพและสร้าง Engagement มากขึ้นได้อย่างไร?

การศึกษาของ Gallup สามารถช่วยตอบคำถามเหล่านี้ได้ผ่านข้อมูลทางตัวเลขที่ได้รวบรวมมา และข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรมองเห็นภาพที่ชัดเจนมากขึ้นว่าออฟฟิศต่าง ๆ จะมีลักษณะอย่างไรต่อไปในอนาคต และจะมีการเปลี่ยนแปลงของสถานที่ทำงานที่มีความยืดหยุ่นอย่างไรบ้าง

1. ตอนนี้พนักงานทำงานอยู่ที่ไหน และในอนาคตพวกเขาจะทำงานจากที่ไหน?

ก่อนการแพร่ระบาดของ โควิด-19 มีพนักงานที่สามารถทำงานแบบ WFH เพียง 8% เท่านั้น และประมาณ 33% มีการทำงานแบบ Hybrid

แต่หลังจากการเกิดโรคระบาดในเดือนพฤษภาคม 2020 พนักงานส่วนใหญ่ถึง 70% ทำงานแบบ WFH และต่อมาในเดือน กุมภาพันธ์ 2022 พนักงานกว่า 42% มีกำหนดการให้ทำงานแบบ Hybrid และ 39% ยังคงทำงานแบบ WFH ต่อไป

เมื่อถามพนักงานว่าพวกเขาวางแผนที่จะทำงานในระยะยาวจากที่ใด (ตามแผนที่นายจ้างของพวกเขาสื่อสารไว้) พนักงานที่สามารถทำงานจากระยะไกลได้ยืนยันว่าตารางการทำงานแบบ Hybrid จะเป็นรูปแบบการทำงานที่โดดเด่นในอนาคต ประมาณ 53% คาดว่าจะใช้ระบบ Hybrid และ 24% คาดว่าจะทำงานแบบ WFH ตลอดการทำงาน

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะส่งผลให้เกิดสภาพแวดล้อมในออฟฟิศที่เปลี่ยนไปอย่างมาก เพราะจำนวนพนักงานที่ต้อง WFH อย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์จะเพิ่มขึ้นเกือบสองเท่าหากเปรียบเทียบกับตัวเลขก่อนเกิดโรคระบาด และพนักงานส่วนใหญ่ชอบการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นนี้ ซึ่งในปัจจุบัน พนักงาน 90% ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงาน และ 60% ของพนักงานชอบการทำงานแบบ Hybrid เป็นพิเศษ จะเห็นได้ชัดว่าพนักงานส่วนใหญ่รู้สึกคุ้นเคยกับความยืดหยุ่นในการทำงานจากระยะไกลและสิ่งนี้เป็นความคาดหวังในการทำงานในอนาคตของพนักงาน แม้ว่าแผนการที่จะให้ความยืดหยุ่น และการทำงานแบบ Hybrid และ WFH กับพนักงานจะมีแนวโน้มที่ดีขึ้น แต่ก็ยังมีพนักงานมากพอสมควรที่จะไม่ได้รับความยืดหยุ่นที่ต้องการ

2. จะเกิดอะไรขึ้นหากองค์กรไม่สามารถสนับสนุนการทำงานแบบ Hybrid หรือ WFH ได้?

จากการสำรวจของ Gallup ผู้นำและผู้จัดการชอบการทำงานแบบ Hybrid มากกว่าการให้พนักงาน WFH ทั้งหมด เพราะผู้นำต้องการเปิดรับความต้องการของพนักงาน แต่พวกเขายังคงกังวลเกี่ยวกับการรักษาผลงานและวัฒนธรรมของทีม หากสมาชิกในทีมทำงานจากที่บ้านเป็นหลักในระยะยาว ด้วยเหตุนี้ ผู้นำบางคนอาจจำกัดตัวเลือกในการให้พนักงาน WFH ในอนาคต

โดยปกติแล้ว สถานที่ทำงานไม่ใช่ตัวกำหนดประสบการณ์ของพนักงานเพียงอย่างเดียว องค์กรจะต้องสร้างสถานที่ทำงานที่มุ่งมั่นในการส่งเสริม Engagement และ Well-being ของพนักงาน มีผู้จัดการที่ยอดเยี่ยม และวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรง แต่อย่างไรก็ตาม การดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้กับองค์กรท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่นี้ จำเป็นต้องมีการทบทวนและตอบคำถามเรื่องรูปแบบการทำงาน

Gallup ได้ถามพนักงานโดยตรงว่าพวกเขาจะหางานใหม่หรือไม่หากนายจ้างหยุดเสนอทางเลือกการทำงานแบบ Hybrid หรือ WFH ในอนาคต และพบว่าพนักงาน 54% ที่กำลัง WFH แบบเต็มรูปแบบ กล่าวว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะหางานใหม่ และ 38% ของคนพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid ก็พูดในแบบเดียวกันหากนายจ้างจะหยุดเสนอทางเลือกการทำงานแบบยืดหยุ่น

3. เพราะเหตุใดพนักงานจำนวนมากจึงต้องการทำงานแบบ Hybrid?

จากการสอบถามพนักงานที่ต้องการทำงานแบบ Hybrid ว่าทำไมพวกเขาถึงต้องการการทำงานรูปแบบนี้ในอนาคต พบว่าคำตอบที่พบบ่อยที่สุดคือ พนักงานต้องการมีเวลาทำงานจากที่บ้านเพื่อหลีกเลี่ยงเวลาในการเดินทาง รู้สึกมี Well-being ที่ดีขึ้น และมี Work-life balance ในขณะเดียวกัน เหตุผลหลักที่พนักงานต้องการมีเวลาที่จะได้เข้าไปทำงานในออฟฟิศก็เพราะว่าพวกเขาอยากมีโอกาสในการพบปะเพื่อนร่วมงานและมีความรู้สึกเชื่อมต่อกับองค์กร

ข้อมูลของ Gallup ยังแสดงให้เห็นว่า ถึงแม้ว่าพนักงานที่ WFH จะมีความยืดหยุ่นในการทำงานอย่างเต็มที่ แต่ 40% ของพนักงานเหล่านั้นก็ยอมที่จะสละเวลาที่บ้านบางส่วนเพื่อประสบการณ์การทำงานในออฟฟิศร่วมกับเพื่อนร่วมงาน โดยรวมแล้ว เหตุผลหลักที่พนักงานต้องการให้องค์กรจัดเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานแบบ Hybrid เป็นเพราะพวกเขาต้องการความยืดหยุ่นในการจัดการสัปดาห์การทำงานของตัวเอง ในขณะที่ยังคงรู้สึกเชื่อมต่อกับองค์กรและเพื่อนร่วมงาน

4. สัปดาห์การทำงานในอนาคตจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร?

ในฐานะผู้นำองค์กร คุณอาจกำลังถามตัวเองว่า “ทีมของฉันควรมาทำงานที่ออฟฟิศกี่วันต่อสัปดาห์?” หรือ “เราควรใช้การจัดการตารางเวลาในการทำงานแบบยืดหยุ่นอย่างไร” จากการสอบถามพนักงานพบว่า พนักงาน 40% ต้องการทำงานในออฟฟิศ 2 ถึง 3 วันต่อสัปดาห์ และพนักงานอีก 30% ต้องการเข้าทำงานในออฟฟิศเพียง 1 หรือ 2 วันต่อสัปดาห์ คำตอบที่ได้รับจากพนักงานยังคงไม่ชัดเจน แต่พนักงานส่วนใหญ่ก็เห็นตรงกันว่าการใช้เวลาในออฟฟิศอย่างพอสมควรเป็นเรื่องสำคัญ

เช่นเดียวกัน ยังไม่มีข้อสรุปที่แน่ชัดเกี่ยวกับข้อมูลความต้องการของพนักงานในเรื่องของการกำหนดตารางเวลาที่ชัดเจนว่าจะทำงานที่บ้านหรือเข้าออฟฟิศในวันไหนบ้าง แต่พนักงานประมาณ 40% กล่าวว่าพวกเขาต้องการอิสระอย่างเต็มที่ในการจัดการตารางเวลาของตัวเอง และ 60% ของพนักงานต้องการการกำหนดตารางเวลาที่มีโครงสร้างที่ชัดเจนมากกว่า

โดยธรรมชาติแล้ว ความชอบของพนักงานและความเหมาะสมของตารางการทำงานแบบ Hybrid นั้นจะแตกต่างกันไปตามองค์กร ทีม บทบาทการทำงาน และพนักงานแต่ละบุคคล ดังนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้นำจะต้องประเมินว่าแนวทางปฏิบัติประเภทใดที่จะให้ผลที่ดีที่สุดสำหรับทีมของตนเอง โดยพิจารณาจากประเภทของงานที่สมาชิกในทีมต้องทำ การสนับสนุนที่จำเป็นสำหรับสมาชิกในทีม และวัฒนธรรมของทีม แต่ถึงแม้ว่าตารางการทำงานแบบ Hybrid จะดูแตกต่างไปตามองค์กรและทีม สิ่งที่สำคัญที่ผู้นำองค์กรทำได้คือการประเมินและปรับเปลี่ยน และประเมินใหม่อีกครั้งเรื่อย ๆ ว่าการจัดการในปัจจุบันนั้นมีประสิทธิภาพแล้วหรือไม่

5. เราจะทำให้การทำงานแบบ Hybrid มีประสิทธิภาพและสร้าง Engagement ได้อย่างไร?

จากการวิเคราะห์ของ Gallup นี่คือ 3 สิ่งที่สถานที่ทำงานแบบ Hybrid จำเป็นต้องส่งเสริม และคำแนะนำสำหรับผู้นำองค์กรในการทำให้มั่นใจได้ว่าการทำงานแบบ Hybrid ในองค์กรของคุณนั้นก่อให้เกิดประสิทธิผลและเพิ่ม Engagement ของพนักงาน:

ผลิตภาพ (Productivity): ผู้นำองค์กรจะต้องกำหนดลักษณะการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสำหรับทีมของคุณและวิธีทำงานร่วมกันให้ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์และเป้าหมายที่มีร่วมกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังโฟกัสที่ผลลัพธ์ด้านประสิทธิภาพที่ถูกต้องและมีเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการติดตามความก้าวหน้าของทีม รวมทั้งการประเมินว่าทีมใดทำงานได้ดีที่สุดหากมาทำงานร่วมกันในออฟฟิศและทีมใดที่สามารถทำงานแบบ WFH ได้ อย่าลืมว่าทีมที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกันในการทำงาน มักจะต้องการเจอหน้ากันในออฟฟิศมากว่าการสื่อสารทางไกล

ความยืดหยุ่น (Flexibility): ผู้นำจะต้องอนุญาตให้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นรายทีมหรือแบบรายบุคคลเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถเติบโตได้ทั้งในที่ทำงานและจากที่บ้าน โดยอาจจะให้อำนาจผู้จัดการในการกำหนดนโยบายของทีมที่ตนเองดูแลอยู่ และเมื่อมีความยืดหยุ่นในการทำงานเพิ่มขึ้น ผู้จัดการจำเป็นต้องเพิ่มการสื่อสารเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของงาน ความคืบหน้า และการส่งต่องานระหว่างสมาชิกในทีม เพื่อรักษา Engagement ของสมาชิกในทีมให้อยู่ในระดับที่ดี

การเชื่อมต่อ (Connectivity): ผู้นำองค์กรต้องส่งเสริมให้ทุกคนมีความร่วมมือในการทำงานร่วมกัน เพื่อที่จะช่วยสนับสนุนการทำงานเป็นทีมและวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรง เช่น การให้ทุกคนนำแล็ปท็อปมาใช้ในการประชุม ไม่ว่าจะอยู่ในออฟฟิศหรือ WFH เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมและสร้างประสบการณ์ที่ครอบคลุมมากขึ้น จัดเทรนนิ่งเพื่อให้พนักงานทำงานจากทางไกลร่วมกันได้สะดวกมากยิ่งขึ้น และที่สำคัญผู้นำจำเป็นต้องทำให้พนักงานรู้สึกถึงคุณค่าของวัฒนธรรมที่แข็งแรงและการปฏิสัมพันธ์ที่มีค่าที่พนักงานจะได้รับในสถานที่ทำงานเพื่อเป็นแรงจูงใจให้พนักงานเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ

แน่นอนว่าการรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นนั้นไม่ได้ง่ายเลย ผู้นำองค์กรจะต้องมีความเข้าใจเป็นอย่างดีเกี่ยวกับความต้องการและชีวิตการทำงานของพนักงานในองค์กร เพื่อที่จะนำมาปรับใช้ในการวางแผนการริเริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานขององค์กรให้เหมาะสมกับความต้องการด้านความยืดหยุ่นในการทำงานของพนักงาน และทำให้การทำงานแบบ Hybrid มีประสิทธิภาพและเพิ่มความผูกพันต่อองค์กรของพนักงานได้มากที่สุด